Privacyverklaring AmbachtNet

1. Wie is verantwoordelijk?

AmbachtNet is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen het AmbachtNet-platform. Dat gaat onder andere om het ontvangen, opslaan, beoordelen, matchen en doorsturen van aanvragen.

Wanneer een aangesloten vakbedrijf uw aanvraag ontvangt en deze zelf in behandeling neemt, is dat vakbedrijf zelfstandig verantwoordelijk voor de verdere verwerking van uw persoonsgegevens binnen zijn eigen organisatie.

2. Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer u:

• een aanvraag indient via AmbachtNet;
• een aanvraag indient via een formulier op de website van een aangesloten vakbedrijf;
• kiest dat uw aanvraag mag worden doorgestuurd naar een ander passend vakbedrijf;
• contact met ons opneemt;
• als vakbedrijf reageert op een aanvraag via AmbachtNet;
• een project opvolgt, een offerte bewaart of een review indient;
• als bedrijfsmedewerker een persoonlijk account gebruikt.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij kunnen de volgende gegevens verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adres, postcode, woonplaats of projectlocatie;
• gegevens over uw tuin, woning of project;
• gewenste werkzaamheden;
• gewenste planning;
• budgetindicatie, als u die invult;
• foto's of bestanden die u zelf toevoegt;
• communicatie over uw aanvraag;
• projectnotities, geüploade offertes, afhandeling en matchfeedback;
• sterren en een eventuele toelichting wanneer u een review indient;
• status van de aanvraag;
• datum en tijdstip van indiening;
• beschikbare campagnegegevens en klik-ID's, de pagina met het formulier, een gemeten landingspagina en de verwijzende website; pagina-adressen worden zonder queryparameters en fragmenten opgeslagen. Deze gegevens helpen ons de herkomst van aanvragen te begrijpen. De widget gebruikt browseropslag en Google-cookies alleen bij de door de website doorgegeven toestemming.
• bron van de aanvraag, bijvoorbeeld via welk vakbedrijf of welke partner de aanvraag is ingediend.

Wij vragen alleen gegevens die nodig zijn om uw aanvraag goed te kunnen beoordelen, behandelen en eventueel door te sturen naar een passend vakbedrijf.

Upload bij voorkeur geen foto's waarop personen, kentekens of andere onnodige privacygevoelige informatie zichtbaar zijn.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• om uw aanvraag te ontvangen en te behandelen;
• om uw aanvraag door te sturen naar het vakbedrijf via wiens website u de aanvraag heeft ingediend;
• om te beoordelen of uw aanvraag past bij regio, projecttype, specialisme, projectomvang en planning van aangesloten vakbedrijven;
• om uw aanvraag, als u daarvoor kiest, door te sturen naar een ander passend aangesloten vakbedrijf;
• om u te informeren over de status van uw aanvraag;
• om aangesloten vakbedrijven in staat te stellen te reageren op aanvragen;
• om misbruik, fouten en technische problemen te voorkomen;
• om onze dienstverlening te verbeteren met geanonimiseerde of samengevoegde gegevens.

5. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. De AVG kent verschillende grondslagen, waaronder toestemming, uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang.

Wij gebruiken de volgende grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen. Wanneer u een aanvraag indient, verwerken wij uw gegevens om uw verzoek te kunnen behandelen.

Toestemming voor verder doorsturen. Vraagt u via de website van een aangesloten vakbedrijf aan, dan kiest u zelf, zonder vooraf geselecteerd antwoord, of AmbachtNet uw aanvraag bij afwijzing ook aan andere passende vakbedrijven mag aanbieden. Alleen als u voor ja kiest, gebruiken wij uw toestemming voor deze verdere doorgeleiding. Uw ja- of nee-keuze, de toepasselijke tekstversie en het tijdstip worden in het aanvraaglogboek vastgelegd.

Vraagt u via een leveranciersformulier rechtstreeks aan AmbachtNet om een passende hovenier te zoeken, dan is de noodzakelijke verwerking en aanbieding aan geselecteerde hoveniers onderdeel van uw aanvraag. Dit is niet dezelfde afzonderlijke keuze voor doorsturen na een afwijzing door uw eigen vakbedrijf.

Gerechtvaardigd belang. Wij kunnen gegevens verwerken voor beveiliging, foutopsporing, interne administratie, kwaliteitscontrole en verbetering van onze dienstverlening.

Wettelijke verplichting. Als wij bepaalde gegevens moeten bewaren voor administratieve, fiscale of juridische verplichtingen, verwerken wij deze gegevens op basis van een wettelijke verplichting.

U kunt toestemming voor verdere doorgeleiding intrekken via aanvragen@ambachtnet.nl. Dit voorkomt verdere doorgeleiding, maar maakt eerdere rechtmatige verstrekkingen niet ongedaan.

6. Hoe werkt het delen van uw aanvraag?

Wanneer u een aanvraag indient via de website van een aangesloten vakbedrijf, ontvangt dat vakbedrijf de gegevens die nodig zijn om uw aanvraag te beoordelen.

Het door u gekozen vakbedrijf kan vóór acceptatie uw naam, projectadres, relevante projectinformatie en eventuele foto's bekijken. Uw telefoonnummer en e-mailadres ziet het bedrijf pas nadat het de aanvraag accepteert.

Als dit vakbedrijf uw aanvraag niet kan of wil aannemen, kan AmbachtNet uw aanvraag één voor één aan andere passende aangesloten vakbedrijven aanbieden, maar alleen wanneer u daarvoor actief ja heeft gekozen. Bij nee gebeurt dit niet. Een ander vakbedrijf dat uw aanvraag beoordeelt, krijgt vóór acceptatie de projectinformatie, eventuele foto's en het projectadres te zien, maar niet uw naam, telefoonnummer of e-mailadres. Die gegevens worden voor dat bedrijf pas zichtbaar na acceptatie.

Bij een aanvraag via het formulier van een leverancier vraagt u AmbachtNet rechtstreeks om een passende hovenier te vinden. De aanvraag wordt steeds aan één geselecteerde hovenier tegelijk aangeboden. Vóór acceptatie gelden voor die hovenier dezelfde beperkte gegevens als bij een doorgestuurde netwerkaanvraag.

Om dubbele aanbiedingen voor hetzelfde project te voorkomen, controleert AmbachtNet of een aangesloten vakbedrijf deze aanvraag mogelijk al rechtstreeks, via een eigen formulier, via een gekoppelde zakelijke e-mailmap of via een eerdere netwerktoewijzing heeft ontvangen. Daarvoor vergelijken wij alleen binnen het beveiligde platform noodzakelijke contactgegevens, projectadres en aanvraagmoment. Bij een duidelijke overeenkomst bieden wij hetzelfde project niet opnieuw aan dat vakbedrijf aan. Andere vakbedrijven kunnen niet zien bij wie u eerder een aanvraag heeft gedaan. Aanvragen die buiten AmbachtNet en buiten gekoppelde mailmappen zijn ontvangen, kunnen wij niet altijd herkennen.

AmbachtNet probeert aanvragen te koppelen op basis van onder andere:

• regio;
• werkzaamheden;
• specialisme;
• projectomvang;
• planning;
• beschikbaarheid.

AmbachtNet toont gegevens alleen aan de op dat moment bevoegde ontvanger. Na afwijzen of verlopen van een aanbieding worden de aanvraaggegevens in het dashboard weer beperkt. De gegevens die eerder rechtmatig zijn verstrekt of bijvoorbeeld in e-mail zijn ontvangen, kunnen daarmee niet worden teruggehaald.

7. Verantwoordelijkheid van aangesloten vakbedrijven

Aangesloten vakbedrijven zijn zelfstandige ondernemingen.

Wanneer een aangesloten vakbedrijf uw aanvraag ontvangt en besluit deze in behandeling te nemen, verwerkt dat vakbedrijf uw persoonsgegevens voor zijn eigen bedrijfsvoering. Denk aan klantcontact, offertevoorbereiding, planning, uitvoering van werkzaamheden, administratie en opvolging.

Vanaf dat moment is het betreffende vakbedrijf zelfstandig verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens binnen zijn eigen organisatie.

AmbachtNet is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop een aangesloten vakbedrijf persoonsgegevens verwerkt nadat het vakbedrijf uw aanvraag heeft ontvangen en zelfstandig in behandeling neemt.

Wij adviseren u om ook de privacyverklaring van het betreffende vakbedrijf te raadplegen.

8. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

• het vakbedrijf via wiens website u de aanvraag heeft ingediend;
• geselecteerde aangesloten vakbedrijven binnen AmbachtNet;
• de bronleverancier, bij aanvragen via diens formulier, link of QR-code: naam, projectadres, relevante opdrachtinformatie en het matchingverloop. De leverancier krijgt geen toegang tot uw e-mailadres, telefoonnummer of offertebestanden;
• technische dienstverleners, zoals hostingpartijen, formulier- en databaseleveranciers, e-maildiensten en IT-beheerders;
• administratieve, juridische of fiscale adviseurs, als dat noodzakelijk is;
• bevoegde instanties, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid. Wanneer een partij persoonsgegevens namens AmbachtNet verwerkt, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. De AVG stelt eisen aan de verhouding tussen verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers.

9. Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt?

Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Als een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit alleen gebeurt met passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of een ander geldig AVG-mechanisme.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De AVG geeft geen vaste bewaartermijn; organisaties moeten zelf bepalen en kunnen uitleggen hoe lang bewaren noodzakelijk is.

Voor AmbachtNet gelden de volgende uitgangspunten:

• persoonsgegevens van afgesloten aanvragen worden in beginsel verwijderd na 12 maanden zonder inhoudelijke activiteit. Een lopende zoektocht of een nog actief project wordt eerst afgehandeld;
• gegevens kunnen eerder worden verwijderd als ze niet meer nodig zijn;
• voor noodzakelijke nazorg, garantie of een geschil kan het eigen dossier van een uitvoerend bedrijf langer worden bewaard. AmbachtNet legt daarvoor het doel, de reden en een concrete einddatum vast. Dit geeft geen toegang tot vervolgdossiers van andere bedrijven;
• administratieve gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen, bewaren wij zolang de wet dat vereist;
• geanonimiseerde gegevens mogen langer worden bewaard voor analyse, rapportage en verbetering van AmbachtNet.

Geanonimiseerde gegevens zijn niet meer tot een persoon te herleiden.

11. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Denk hierbij aan:

• beveiligde verbindingen;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens;
• gebruik van beveiligde systemen;
• controle op toegangsrechten;
• zorgvuldige inrichting van aanvraag- en e-mailprocessen;
• beperking van gegevensdeling tot wat noodzakelijk is.

Invullen met de AI-chatbot

De chatbot is optioneel en helpt bij het voorbereiden van uw aanvraag. De keuze voor de chatbot staat los van toestemming om uw aanvraag naar andere vakbedrijven door te sturen.

Als u de chatbot gebruikt, worden uw projectbeschrijving, eerdere gespreksberichten en relevante projectgegevens via de OpenAI API verwerkt om uw wensen te begrijpen en een vervolgvraag te stellen. U kunt ook het gewone formulier gebruiken. Deel in het gesprek alleen projectinformatie; naam, e-mailadres, telefoonnummer, huisadres, postcode en plaats vult u in de aparte formuliervelden in. Deze velden, uw foto’s en gegevens uit andere klantdossiers worden niet aan de AI doorgegeven. Alle vrije tekst wordt vóór verzending gefilterd op herkenbare persoonlijke gegevens. Dit is geen garantie dat alle persoonsgegevens worden herkend. Deel daarom ook geen medische, financiële of andere gevoelige informatie in het gesprek.

Uw gesprekshistorie wordt tijdens het invullen in het geheugen van uw browser bijgehouden; recente berichten worden bij een vervolgvraag opnieuw gefilterd en naar OpenAI gestuurd. Voor het veilig opnieuw ophalen van een antwoord bewaren wij tijdelijk een versleuteld modelantwoord. Dat is maximaal 24 uur beschikbaar voor herhaling en wordt daarna bij de eerstvolgende automatische opruiming verwijderd. Technische verbruiksgegevens verwijderen wij na 90 dagen bij de eerstvolgende dagelijkse opruiming; koppelingen met sessie en IP-adres worden bij de opruiming na 24 uur verwijderd. De door u gecontroleerde aanvraag volgt het gewone bewaarbeleid. De AI beslist niet over uw deeltoestemming of de toewijzing aan een bedrijf. Een kostenindicatie wordt apart uit de beschikbare prijsgegevens berekend.

OpenAI gebruikt API-inhoud standaard niet voor modeltraining, tenzij de afnemer dit expliciet inschakelt. AmbachtNet schakelt het opslaan van antwoorden voor later ophalen bij OpenAI uit. Dit betekent niet dat er geen tijdelijke verwerking of bewaring is: onder het standaardbeleid kunnen beveiligings- en misbruiklogs tot 30 dagen worden bewaard, behoudens uitzonderingen zoals wettelijke verplichtingen. Verwerking uitsluitend binnen Europa wordt niet toegezegd. Zie de gegevensvoorwaarden van OpenAI.

E-mailaanvragen uit een gekoppeld zakelijk postvak

Een aangesloten vakbedrijf kan er zelf voor kiezen een Microsoft 365-mailbox aan AmbachtNet te koppelen. Microsoft verleent daarvoor technisch leestoegang tot de gekoppelde mailbox; AmbachtNet leest uitsluitend de map die het bedrijf zelf aanwijst. Het vakbedrijf blijft verantwoordelijk voor de persoonsgegevens in zijn eigen zakelijke e-mail. AmbachtNet biedt hiervoor een technische verwerking en beveiligde verwerking in opdracht van het bedrijf.

Als de slimme e-mailselectie is ingeschakeld, worden nieuwe berichten technisch gecontroleerd op bijvoorbeeld automatische antwoorden en reeds bekende gesprekken. Voor overige berichten kunnen onderwerp en een beperkt deel van de berichttekst na automatische verwijdering van herkenbare telefoonnummers, e-mailadressen en andere gegevens via de OpenAI API worden beoordeeld om echte aanvragen te herkennen. De naam en het e-mailadres van de afzender worden niet afzonderlijk aan OpenAI doorgegeven. De tekstfiltering biedt geen garantie op volledige anonimiteit. De inhoud wordt niet voor modeltraining gebruikt tenzij hiervoor afzonderlijk wordt gekozen; het bewaren van API-antwoorden voor later ophalen is uitgeschakeld. Onder het standaard OpenAI-beleid kunnen veiligheids- en misbruiklogs tijdelijk worden bewaard. Verwerking uitsluitend binnen Europa wordt niet gegarandeerd.

Duidelijke aanvragen verschijnen in het bedrijfsoverzicht; onzekere gevallen blijven ter beoordeling zichtbaar. Overtuigend irrelevante e-mails worden niet als klantdossier in AmbachtNet opgeslagen. Van die berichten wordt uitsluitend een technische hashreferentie (maximaal 30 dagen) en een geaggregeerde telling bewaard om duplicaten te vermijden. Relevante inhoud van e-mailaanvragen wordt uiterlijk na 90 dagen geanonimiseerd in AmbachtNet. De oorspronkelijke e-mail blijft onder verantwoordelijkheid van het bedrijf in diens eigen mailbox. Een geweigerde e-mailaanvraag wordt niet zonder afzonderlijke klanttoestemming aan andere vakbedrijven doorgegeven. Bij afwijzing kan het oorspronkelijke bedrijf een bericht via AmbachtNet laten verzenden met een persoonlijke link. De klant kan daarop zelf kiezen om geen verdere hulp te krijgen, of om met een nieuw ingevuld projectformulier actief toestemming te geven voor een zoektocht binnen het AmbachtNet-netwerk. Het oorspronkelijke bedrijf wordt niet opnieuw als match benaderd. In het toestemmingslogboek wordt vastgelegd welke tekstversie de klant heeft bevestigd en wanneer. De persoonlijke link blijft maximaal 30 dagen geldig; zonder de actieve bevestiging wordt geen netwerkaanvraag aangemaakt.

Offertes, kostenindicaties en reviews

Een geüploade offerte is alleen toegankelijk voor het uploadende bedrijf en AmbachtNet. Wij lezen prijsregels uit om na controles gemiddelde prijzen voor vergelijkbare werkzaamheden te berekenen. Twijfelgevallen worden eerst beoordeeld. Persoonlijke offertegegevens worden niet in de calculator getoond. Een indicatie is geen offerte of prijsgarantie.

Na afronding kunt u vrijwillig een review indienen. Uw sterren en eventuele toelichting worden na controles op spam en persoonsgegevens openbaar als ‘Geverifieerde klant’, ook in introducties van het bedrijf. Positieve en negatieve reviews volgen dezelfde controles. Vermeld geen namen of contactgegevens in de tekst.

Via een Google-reviewlink verlaat u AmbachtNet. Op de Google-dienst geldt het privacybeleid van Google. AmbachtNet kopieert via deze link geen Google-reviewgegevens.

12. Uw rechten

U heeft onder de AVG verschillende privacyrechten. U heeft onder andere recht op informatie over wat organisaties met uw persoonsgegevens doen en waarom.

U heeft het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• verwerking te laten beperken;
• gegevens over te laten dragen;
• eerder gegeven toestemming in te trekken;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wilt u gebruikmaken van uw rechten? Mail dan naar aanvragen@ambachtnet.nl.

Wij kunnen u vragen om uw identiteit te bevestigen, zodat wij zeker weten dat wij gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Let op: als uw gegevens al zijn doorgestuurd naar een aangesloten vakbedrijf dat uw aanvraag zelfstandig in behandeling heeft genomen, dan moet u voor verwerking door dat vakbedrijf ook contact opnemen met dat betreffende vakbedrijf.

13. Klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via aanvragen@ambachtnet.nl.

14. Wijzigingen

AmbachtNet kan deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening, werkwijze of wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.